Integritetspolicy

Hur vi behandlar dina personuppgifter

Denna integritetspolicy beskriver hur DPE Office Network AB och DPE Office Network support AB ("vi", "oss") samlar in, använder och skyddar personuppgifter i samband med vår verksamhet, våra tjänster och vår webbplats. Vi värnar om din personliga integritet och vill vara tydliga med hur dina uppgifter behandlas.

1. Personuppgiftsansvarig

Bolag: DPE Office Network AB och DPE Office Network support AB

Org.nr: 556596-7931 & 556619-1820

Adress: Liljeholmsvägen 14, 117 61 Stockholm

Vi är personuppgiftsansvariga för de behandlingar som beskrivs i denna policy, det vill säga vi bestämmer ändamål och medel för behandlingen av dina personuppgifter i egenskap av avtalspart, arbetsgivare eller webbplatsinnehavare.

När vi levererar IT-drifttjänster åt våra kunder (t.ex. Microsoft 365, backup, säkerhetstjänster och support) agerar vi istället som personuppgiftsbiträde åt respektive kund. Den behandlingen regleras separat i personuppgiftsbiträdesavtal med varje kund, och omfattas inte av denna policy.

2. Vilka personuppgifter vi behandlar och varför

2.1 Kunder och kontaktpersoner hos kunder

Om du är kontaktperson hos ett företag vi levererar tjänster till behandlar vi:

• Namn, titel, telefonnummer och e-postadress
• Uppgifter kopplade till avtal, fakturering och ärendehantering (t.ex. supportärenden)

Ändamål: att fullgöra och administrera avtal, tillhandahålla support samt hantera fakturering.

Rättslig grund: fullgörande av avtal samt vårt berättigade intresse av att kunna administrera kundrelationen.

2.2 Leverantörer och samarbetspartners

Vi behandlar kontaktuppgifter till representanter hos våra leverantörer och samarbetspartners för att kunna administrera dessa affärsrelationer.

Rättslig grund: berättigat intresse och/eller fullgörande av avtal.

2.3 Besökare på vår webbplats

När du besöker vår webbplats kan vi behandla:

• Uppgifter du själv lämnar via kontaktformulär (namn, e-post, telefonnummer, meddelande)
• Teknisk information såsom IP-adress och cookies (se separat cookie-information nedan)

Ändamål: att kunna besvara förfrågningar samt förbättra och analysera vår webbplats.

Rättslig grund: berättigat intresse samt, i förekommande fall, samtycke (för icke nödvändiga cookies).

2.4 Jobbansökningar

Om du söker en tjänst hos oss behandlar vi de uppgifter du lämnar i din ansökan (t.ex. namn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev) för att hantera rekryteringsprocessen.

Rättslig grund: berättigat intresse samt, inför en eventuell anställning, åtgärder inför ingående av avtal.

3. Hur länge vi sparar dina uppgifter

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål de samlades in för, eller så länge vi är skyldiga att spara dem enligt lag (t.ex. bokföringslagen). Som utgångspunkt gäller:

4. Vilka vi delar dina uppgifter med

Vi kan dela personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

• IT- och systemleverantörer som vi anlitar för att kunna bedriva vår verksamhet, exempelvis Microsoft (Microsoft 365) och Kaseya (system för hårdvaruövervakning och backup)
• Leverantörer av ekonomi- och faktureringstjänster
• Myndigheter, när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag

Vi säkerställer att alla leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning gör det enligt skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

5. Överföring utanför EU/EES

Vår utgångspunkt är att personuppgifter behandlas och lagras inom EU/EES. Om en leverantör i undantagsfall behandlar uppgifter utanför EU/EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), i enlighet med gällande dataskyddsregler.

6. Hur vi skyddar dina uppgifter

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller förstörelse. Detta inkluderar bland annat:

• Multifaktorautentisering och behörighetsstyrning
• Antivirus- och skadekodsskydd
• Regelbunden backup och systemövervakning
• Sekretessåtaganden för samtlig personal med åtkomst till personuppgifter

7. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du bland annat rätt att:

• Få information om och tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (registerutdrag)
• Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• Begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli glömd"), i den mån det är förenligt med annan lagstiftning
• Begära begränsning av behandlingen
• Invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• Begära dataportabilitet, där det är tillämpligt
• Återkalla ett lämnat samtycke, när behandlingen grundar sig på samtycke

För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss enligt uppgifterna i punkt 9 nedan.

Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Läs mer på www.imy.se.

8. Cookies

Vår webbplats kan använda cookies för att webbplatsen ska fungera korrekt samt för statistik och förbättring av användarupplevelsen.

9. Kontakt

Om du har frågor om denna policy eller vill utöva dina rättigheter enligt GDPR, kontakta oss:

E-post: info@officenetwork.se

Adress: Liljeholmsvägen 14, 117 61 Stockholm

Telefon: 08-555 192 00

10. Ändringar av denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan, exempelvis vid ändringar i lagstiftning eller i vår verksamhet. Den senaste versionen finns alltid publicerad på vår webbplats.